Bilgisayarda 5S
Bilgisayarda 5S, Modern Bir Yalın Ofiste, bilgisayarlarınızı organize bir şekilde tutmak katma değeri olan aktivitelere odaklanmanızı ve bilgisayarlara bağlı olan hareket ve taşıma israflarını en aza indirmenizi sağlar. Bilgisayarlardaki israf asgari düzeyde ve görüşülmeye değmez olarak görülebilir ama bu israflar hızla artmaktadır.
Bilgisayarlar için 5S hem fiziksel olan hem de fiziksel olmayan parçalarla ilgilenir. Fiziksel parçalar, bilgisayarlardan sarkan kablolar, bilgisayarların ve çalışılan bölgenin temizliği ve düzenliliğidir. Bilgisayarların fiziksel olmayan parçaları ise veriler, dosyaları isimlendirme kuralları ve dosya yapılarıdır.
Çalışma alanınızı tasnif etmek, gereksiz tüm parça ve cihazları çıkarmak demektir. Setting-In-Order (Düzen), nesneleri düzenlemeyi, yerlerini belirlemeyi ve kalan fiziksel parçaların yerleşimini kapsar. Bu, yöntemler Standartlaştırma ile devam etmelidir.
Seyyar bir ofiste, fiziksel parçalarla olan meseleler çoğunlukla bilgisayarların ağ ihtiyacı ile ya da sabit sürücüye erişim ile başlar.
Ticari sınıf internet erişimi ve iyi yerleştirilmiş yönlendiriciler bu meselenin belirlenmesine yardımcı olarak gereksiz Ethernet kablosu ihtiyacını azaltırlar.
Harici sabit sürücüler, yedekler ve bilgilerin depolanması için iyi bir fikirdir. Taşım ve cihazların depolanması, hareketli bir veri kutuları ya da kasaları ile belirlenebilir. Ancak, bu cihazlar için standartlar çoğunlukla belirsiz halde bırakılır.
Temizleme, iş yerinin ve bilgisayarların temizlenmesi ile olur. Fanlar, klavyeler, monitörler ve mouse’lar basit birer temizlik aktivitesi isterler. Bu da verimliliği ve morali arttırır.
Dijital ortamda 5S uygulamak için
Dosya isimlendirme kuralları ve standart dosya yapıları büyük ölçüde önem arz eder. Dijital varlıkları sınıflandırmak ve düzenlemek (Set-In-Order) için iyi düşünülmüş bir dosya yapısının oluşturulması gerekir. Başlıca dosya yapıları büyük oranda ofisinize, müşterilerinize ve meslektaşlarınıza bağlıdır.
Gruptaki fikir birliği ve sıkı çalışma, kuruluş içi bir grup standardı belirleyecektir. Bireylerin bu yapıyı kendi disiplinleri içerisinde takip edebilecekleri bir yapı oluşturmanız gerekir. Modern bir Yalın Ofisinde, hem aşağı hem de yukarı yönlü süreçlere bilgisayarlardan kolayca erişim sağlanabilmelidir.
Şüphede kalındığında, her zaman ortak özelliklere bakın ve alt klasörler oluşturun. Bir klasör nadiren 20’nin üzerinde dosya bulundurmalıdır.
Klasörler ve dosyaların isimlendirilmesi de titizlikle yapılmalıdır. Benzer dosyalar numaralandırılmalı ve isimleri kolayca aranabilen yaygın isimlerden oluşmalıdır. Dosyaların gerçek içerikleri ile doğrudan bağdaştırılamıyor ise, dosyaların isimlendirilmesi için oluşturulacak kurallarda, tarih, yer ve benzeri isimlendirmeler önerilmez.
Yapı ve dosya isimlendirme kuralları bir klasöre ait olmayan bilgilerin kolayca tasnif edilmelerini sağlamalıdır. Alt klasörler, birbiri ile ilgili olan tüm dosyaların anlaşılabilir bir biçimde düzenlenmesine yardımcı olur. Bu da bilgi girişi yaparken ya da bilgiyi ararken herkesin aynı verimliliğe sahip olmalarına olanak sağlar.
Sınıflandırma ve düzenleme aşamalarından sonra Temizleme gelir. Temizleme, dosyaları ve depolama alanını kapsayarak bilgisayarın dijital sağlığını belirler.
İnternet gezinme belleğini silmek gibi görevleri yerine getirmek, bilgisayarınızın internet gezinme programının daha hızlı yüklenmesini ve daha verimli çalışmasını sağlar. Yaygın olarak gözden kaçırılan diğer bir görev ise, zaman içerisinde büyük ölçüde bilgileri biriktirecek olan çöp kutusunu boşaltmaktır.
Virüs, spyware ve adware temizleme ve silme işlemi, bilgisayarınızın tam potansiyelde çalışmasını sağlar. Bu problemlerden dolayı muhtemelen kaybedilmiş olan hız, hareket ve taşınmayı kapsayan israfları artırabilir.
Hataları azaltmak için bilgisayarlarınızın işletim sistemlerini güncellemek önemlidir. Güncellemeler, bilgisayarların istikrarı için ve çalışmalarınızın ve geçmiş verilerinizin korunması için önemlidir. Bu tür basit önlemler, 5S temizleme işini başarılı bir şekilde uygulamanızı sağlarlar.
Kolay erişim, silme ve mantıklı standartlar, uzun süreli bilgisayarlarla ilgili 5S’in başarısının köşe taşlarıdır. Çalışma masalarına yakın olmalı, hatta yapılan işe dahil olmalıdırlar.
Bütün bu çabaları sürdürmek şirketinizin başarısının anahtarı olabilir. Standartlaştırılan ve takip edilen tüm 5S elemanları ile sağlıklı dijital ve fiziksel bilgisayar etkileşimlerini kısa sürede elde edebilirsiniz.