ISO 9001:2015 Revizyonunun Getirdikleri

Kalite Algısı

Bu yazımızda ISO 9001:2015 Revizyonunun Getirdikleri nden bahsedeceğiz. Üniversite yıllarında hep planlamacı olmaya odaklanmıştım. Kalite dediklerinde kaçıyordum çünkü o zamanlar “ne yapıyorsan yaz, ne yazıyorsan yap” olan bir kalite algısı vardı. Böyle bir işin içinde olmak bana çok mantıklı gelmiyordu. Benim mantığıma ters bir olgu, “Ne yani şimdi adam yaptığı her şeyi yazacak mı? İşini mi yapacak, başka bir şey mi yapacak” diye düşünürdüm. Sonra iş hayatına girince Kalite Bölümü sorumlularıyla tanıştım. O zaman da kalite, kalitecilerin işi, kaliteciler yapsın dedim. Biz üniversitede, şunun farkına varamamışız; Kalite Yönetim Sistemi, bizim dilimizde doğru bir tanım olmuyor “İşi Kaliteli Yönetme Sistemi” ya da “İş Yönetim Sistemi” aslında ISO 9001 için daha doğru tanımlamalardır. Çünkü siz verileri toplamazsanız, onları bilgiye dönüştürmezseniz hiçbir şekilde gelişemez, iyileşemezsiniz.

ISO 9001:2015 Revizyonu ‘na gerek var mıydı?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi artık bütün dünyada kalitenin ortak dili, bütün yönetim sistemlerinin temeli 9001’e dayanıyor. 14001 Çevre Yönetim Sistemi yapacaksanız, 10002 Müşteri Şikayetleri Yönetim Sistemi yapacaksanız, 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi Sistemi kuracaksanız ya da 50001 Enerji Yönetim Sistemi kuracaksanız bunların hepsinin temelinde 9001 vardır. 9001’i doğru uygulayamazsanız, diğer sistemleri de doğru uygulayamazsınız. Bu nedenle şirketlerde doğru algılanıp doğru uygulanmasını sağlamak lazım. 9001 ilk olarak 1987 yılında yayımlandı. 1994, 2000, 2008 ve nihayet 2015 yıllarında revize edildi. “Gerek var mıydı bu revizyonlara? İki prosedür yazıyorduk, bitiyordu(!)” Kalite Yönetim Sistemi “sürekli iyileştirin” diyor. Bunu söyleyen bir kurumun kendisini de sürekli iyileştirmesini ve geliştirmesini beklersiniz. Dolayısıyla bu revizyonla birlikte Kalite yönetim Sistemi de kendisini bir kez daha iyileştirmiştir. Bu revizyonla hayatımıza neler girdi şimdi bunu inceleyelim.

2015 Revizyonu ile Gelen En Önemli Yenilikler

Her şeyden önce, standardın yapısı değişti. Yani eskiden sekiz maddeye kadar tanımlıydı, şimdi 10 maddeye çıktı. Standardın yapısı değişti, Kalite Yönetim Sistemi ufak değişikliklerle revize oldu, prensipler aslında çok değişmedi.
2008 revizyonunda süreçler yönetiminde proses yaklaşımı vardı ve süreçleri firmanın yönetimi hazırlıyordu. 2015’te proses modeli daha tanımlı hale getirildi, çerçevesi çizildi ve PUKÖ proses yaklaşımına dahil edildi.
PUKÖ (yani Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al) aslında 2008 revizyonunda da yer almaktaydı. 2015 revizyonuyla daha da vurgulanarak standartta vurgulanmaya başlandı.
Risk temelli düşünce yaklaşımı geldi. Yeni revizyon ile risklerinizi öngörerek hareket edin yaklaşımı geldi.
Ayrıca diğer yönetim sistemleriyle uyumlulukta bir takım değişiklikler meydana geldi.
Müşteri kavramı vardı, bu revizyon ile “ilgili taraflar” diye bir kavram ortaya atıldı.

Baktığımız zaman, yeni yapı şu şekilde oluştu. Genel kalite yönetim prensipleri, proses yaklaşımı ve bunun içinde PUKÖ döngüsü, risk temelli düşünce yaklaşımı ve diğer standartlarla ilişki, kapsam, referanslar, terimler ve tarifler değişti. 4. Madde itibari ile kuruluşun bağlamı başladı. Liderlik 5. maddede tanımlanmaya başladı, 6. madde planlama olarak tanımlandı, 7. maddeye destek kaynaklarla, etkinliklerle, farkındalıklarla operasyon geldi, 8. maddede operasyonel planlama ve ürün ve hizmetler için şartlar var. Üretim ve hizmetin sağlanması yani standardın 2008 versiyonunda olanlar aslında bu versiyonda da kendini iyileştirerek ve geliştirerek devam eden noktalar arasında. Performans değerlendirme, izleme, ölçme, analiz, değerlendirmeler ve iç tetkikler devam ediyor. İyileştirmelere düzeltici ve önleyici faaliyetler diyorduk, şimdi uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler diyoruz. Yani önleyici faaliyet kavramı biraz şekil değiştirdi. Önleyici faaliyet kavramı yerini risk temelli düşünceye bıraktı.

Revize Edilen Kalite Yönetim Prensipleri

Standart her zaman bu prensipleri dikkate alarak hareket ediyor. Kalite yönetim prensiplerine uygun olarak çalışmanızı ve sistemi prensiplere uygun olarak yönetmenizi bekliyor. Bu prensipler ISO 9001 standardında tanımlanmasa da 9000’in içinde tanımlanıyor. Biraz eskimiş olan, 7 yıldır kullandığımız bu standardı değiştirerek, 8 madde olan Kalite Yönetim Prensipleri’nin 7’ye indiğini görüyoruz. Müşteri odaklılık, Liderlik ve Çalışanların katılımı devam ediyor. Bunlar olmazsa olmazlardır. Kalite yönetim sistemi liderlik gerektirir, müşteri odaklılık zaten bütün standartların temel noktası ve çalışanların katılımı da işlerin tek kişiye sorumluluk yüklenmemesi ve denetim gününde işlerin son güne kalmaması için çok önemlidir. Proses yaklaşımı devam ediyor. İyileştirme, sürekli iyileştirme olarak güncellendi. Daha önceden karar vermede gerçekçi yaklaşımlar da şimdi kanıta dayalı karar verme olarak güncellendi. Yani bu işi yaparken, karar verirken, sistemi yürütürken artık istatistiği de kullanın, yalın üretim tekniklerini de kullanın, 6 Sigma tekniklerini de kullanın, kanıtlarını toplayıp buna göre hareket edin, planlayın.

Proses Yaklaşımı ve PUKÖ Döngüsü

ISO 9001, Proses yaklaşımı, PUKÖ döngüsü ve risk temelli düşünce içeren bir yaklaşıma oturtuldu. Bu standartla birlikte prosesler ve ilişkileri irdelenmektedir. Proses yaklaşımı dediğimiz, aslında birbirleriyle ilişkili proseslerin bir sistem olarak yönetilmesini sağlamaktır. Kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkı sağlayan en önemli şey proseslerin doğru tanımlanması, doğru ilişkilendirilmesi ve doğru yönetilmesidir. Çünkü prosesler aslında bir yapbozun parçalarıdır ve bu yapboz parçaları doğru şekilde bir araya geldiğinde boşluk kalmaz ise firmaların sağlam temelini oluştururlar. Firmalarda, bütünü oluşturan proseslerdir ve doğru yönetilen prosesler firmanın toplam performansını arttırır. Yani bireylerin başarılarına değil proseslerin başarılarına odaklanmak gerekmektedir. İş hayatında yönetmeye çalıştığımız, sürdürmeye çalıştığımız her şey işletmelerin var olmaları içindir. Bizler de iş hayatında hayatta kalabilmek için, global bir dünyada yaşamamız nedeniyle her geçen gün değişen müşterilerin beklentilerini karşılayabilmeliyiz.

Hayat, istediğimiz her noktadan istediğimiz her şeyi alabileceğimiz bir teknolojik bütünlük getirdi karşımıza. Dolayısıyla biz hızlı bir şekilde Kalite Yönetim Sistemimizi yönetebilmeliyiz artık. Kâğıtlarla kalite yönetmek geride kalan demode bir yöntem haline geldi. Çünkü hayat çok hızlı akıyor ve biz de bu hıza yetişebilmeliyiz. Proses yaklaşımıyla şartları sürekli karşılamayı başararak, ihtiyaç ve beklentilere doğru şekilde odaklanmayı başararak bu zorluğu aşmamız gerekiyor. Nasıl yapacağız bunu? Bir takım eski işleri yapmayı bırakacağız, biraz inovatif (yenilikçi) olacağız. Buluşçu olacağız, farklılaşacağız, yeniden yapılanacağız ve bunun gibi iyileştirme yaklaşımlarını benimseyerek farklı olacağız. Farklı olamazsak bize benzeyen, bizimle yarışan ve piyasadaki yenilikçi yaklaşımı benimsemiş diğer firmalar önümüze geçer ve bu pazarda bizim tutunmamızı engeller.

1. Proses Yaklaşımı

Proses yaklaşımı proseslerin ilişkilerini sistematik olarak tanımlar ve yönetilmesini sağlar. Risk temelli düşünce de burada istenmeyen sonuçları, karşılaşabileceğimiz riskleri, istenmeyen sonuçların neler olabileceğini öngörerek içerisindeki fırsatların görünmesini ve onlara odaklanıp bu fırsatların avantaja dönüştürülmesini sağlamaktadır.Önleyici faaliyetin kalkma sebebi budur. Baştan riskleri belirleyip tedbir al diyor standart. Sürecin içindeki riskleri belirle ve bunları fırsat yaklaşımıyla değerlendir. Japonca olan RİSK kelimesinin yazılışında 2 sembol bulunur. Bir tanesi tehdidi, diğeri fırsatı sembolize eder. Yani Risk kavramı iki zıt kavramı da barındırır. Proseslerin ve bir bütün olarak sistemin yönetimini bu bağlamda risk temelli düşünce ile PUKÖ döngüsünü kullanarak başarabilirsiniz.

Proses yaklaşımı için SIPOC Modeli uygulanmalıdır. SIPOC Modeli girdilerimiz ve çıktılarımız ile faaliyetlerimizi oluşturmamız için kullandığımız bir modeldir. Faaliyetlerimizin bir kapsamı, sınırları, başka birimlerle ve başka süreçlerle ve ilgili alanlarla etkileşimleri, müşterilerle ve tedarikçilerle etkileşimleri vardır. Neler olabilir bu girdiler, örneğin; malzemeler, dokümanlar, satın alma talep formları, personel talep formları, vb. Çıktılar ise; yine ham madde, malzeme, bilgi, enerji, ürün, hizmet, karar, vb. Bunların her birinin kaynakları var, yani Suppliers (tedarikçiler), çıktılarımızın sahipleri kimler, yani iç ve dış müşterilerimiz. Süreç nasıl işliyor, doğru mu, yanlışımız var mı? Bunları tespit edebilecek izleme, ölçme, check (kontrol) noktaları oluşturmalıyız. Bunların hepsini belirlemeliyiz. Proses yaklaşımını bu hale getirmemiz gerekiyor.

2. PUKÖ Döngüsü

PUKÖ Döngüsü, Kalite Yönetim Sistemlerine ve süreçlere uygulanabilen bir yaklaşımdır. PUKÖ Döngüsü’nün mantığını ve yaklaşımını biliyoruz (planla, uygula, kontrol et, önlem al). Bu döngüyü ISO 9001:2015 standardının maddelerine göre nasıl yerleştirebiliriz buna bakmalıyız. PUKÖ döngüsünü 6, 7, 8 ve 10. maddelerde görüyoruz. Bunu sağlamak için de standardın tam ortasında 5. maddede Liderlik yer almaktadır. İyi bir liderlikle, doğru planlama operasyonlarıyla, planların doğru işletilmesiyle tam anlamıyla doğru bir iyileştirme yapabilirsiniz. Siz performanslara sadece YGG(Yeniden Gözden Geçirme)’lerde yılda bir kez bakarsanız, kontrol etmezseniz, yapılan iyileştirmelere yılda bir kez bakarsanız bu bir dokümantasyon işidir. Bu sadece belge almak içindir. Eğer amacınız buysa hiç uğraşmayın, çok uygun yollarla kalite yönetim sistemi belgelendirmesini elinize zahmetsiz veren kuruluşlar var(!) Yıllık bir bedel karşılığı, sizi hiç zorlamadan belgeyi veriyorlar, alıp duvara asıyorsunuz. Ancak beyhude bir bedel oluyor bu…

Diğer Yönetim Sistemi Standartları ile İlişki

Kuruluşun kapsamı

Az önce de belirttiğimiz gibi bütün sistemlerin temeli bu 10 madde. Kuruluşun kapsamına değinecek olursak, kuruluş kimdir, ne üretir, müşterisi kimdir, birikimi nedir, amacı, stratejik yönü gibi soruların cevapları verilmelidir. Vizyon, misyon, değerler, politika ve kalite politikası kuruluşun kapsamını anlatan yapı olarak karşımıza çıkar.

İlgili tarafların beklentilerini ve ihtiyaçlarını karşılamak

İlgili taraflar bizim ürünlerimizden neler bekliyor, hizmetlerimizden neler bekliyor bunları belirlememizi istiyor standart. Standart bizden ilgili tarafları doğru belirlememizi ve onların şartlarını ortaya koymamızı istiyor.

Daha esnek dokümantasyon

Doküman yapısı esnekleşti, doküman yapısında artık zorunlu prosedürler yok, dokümanların kontrolü ve kayıtların kontrolü kaldırıldı onun yerine DOBİ (dokümante bilgi) maddesi eklendi. Yeni yapımızda bu var. Standardın istediği bazı DOBİ’ler var bu Dobi’lerin oluşturulması gerekiyor. Ama bunlar için prosedür yazmak tamamen size kalmış.

ISO 9001:2015 Neler Götürdü

Yönetim Temsilcisi,
Kalite El Kitabı,
Zorunlu prosedürler,
Önleyici Faaliyetler,
Dış Kaynaklı Prosesler,

En önemli 5 Yenilik Nedir

Yönetim – Liderlik
Doküman/kayıt – Dokümante Bilgi
Önleyici Faaliyet – Risk Temelli Süreç Yönetimi
Uygun Olmayan Ürün – Uygun Olmayan Çıktı
Satın alma – Dış Tedarikçiler