Nasıl Tetkikçi Olunur?

Tetkikçi (Denetçi, Auditor)

Nasıl Tetkikçi Olunur?, Yönetim sistemleri konusunda tetkik yapanlara tetkikçi denir. İngilizce “auditor” kelimesinin karşılığı olan “tetkikçi” tabiri yerine ülkemizde bazı kuruluşlar “denetçi” tabirini de kullanmaktadır. Ben ISO standartlarını ülkemizde yayınlamaktan sorumlu olan TSE’nin yaptığı çevirilerde tetkikçi tabirinin kullanması ve ayrıca kanaatimce “auditor” kelimesinin karşılığı olarak daha uygun olduğunu düşündüğüm için “tetkikçi” tabirini kullanıyorum. Ama tetkikçi ve denetçinin ülkemizde birbiri yerine aynı anlamda kullanıldığını da bilmenizde yarar var.

Neyse konumuz dil bilgisi değil. Tetkikçi olmak için ilk aşama yönetim standartları bazında (ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001 vb.) düzenlenen Baş tetkikçi/ Tetkikçi eğitimlerine katılmak ve eğitim sonunda yapılacak sınavda başarılı olmaktır. Bu eğitimler genellikle 4.5 gün süren eğitimlerdir. Bu eğitimler genellikle belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenir. Bu eğitimlerde önemli olan eğitimin IRCA tarafından onaylanmış bir eğitim olmasıdır. IRCA (The International Register of Certificated Auditors) yönetim sistemi tetkikçileri için kurulmuş uluslararası bir mesleki kuruluştur. IRCA tetkikçiler için bir kayıt sistemi oluşturur. Aynı zamanda da baş tetkikçi/ tetkikçi eğitimlerini akredite eder. Eğer tetkikçi olarak çalışmak düşüncesinde iseniz IRCA onaylı bir baş tetkikçi/ tetkikçi eğitimine katılmanız gerekir. Bu eğitimleri veren eğitmenler, eğitim dokümanları, eğitim sonunda yapılan sınav IRCA tarafından onaylanmıştır. Her eğitimin bir onay kodu vardır. Bu eğitimleri IRCA’nın İnternet sitesinden sorgulayabilirsiniz.

İlgili yönetim sistemi konusunda alabileceğiniz en üst düzey eğitimler bu baş tetkikçi/ tetkikçi eğitimlerdir. Hangi konuda tetkikçi olmak istiyorsanız o yönetim sisteminin baş tetkikçi/ tetkikçi eğitimine katılmalısınız. ISO 9001 Kalite yönetim sistemi konusunda tetkikler yapmak düşüncesinde iseniz ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Baş tetkikçi/ Tetkikçi eğitimine katılmalısınız. Yok ben gıda güvenliği yönetim sistemi konusunda tetkikçi olmak istiyorum diyorsanız o zaman ISO 22000 Gıda Güvenliği Baş tetkikçi/ tetkikçi eğitimine katılmalısınız. Aynı durum diğer yönetim sistemleri içinde geçerlidir.

Eğitim sonunda bir sınav vardır

Oldukça zorlu olan sınavda başarılı olmak için eğitim süresince çok sıkı çalışmak gerekir. Sınavlar çoktan seçmeli, kısa cevaplar, uzun cevaplar ve vaka analizi seklinde dört bölümden oluşur. Her bölüm için ve genel olarak alınması gereken geçme notu vardır. Eğitim sonunda yapılan bu sınav dışında bütün eğitim süresince eğitmen tarafından yapılan sürekli değerlendirme denilen bir değerlendirme daha vardır. Bütün eğitim süresince eğitmen eğitime katılanları izleyerek yapılan grup çalışmalarına katılımınız, eğitim saatlerine uyum, verilen ödevlerin yapılmasına göre katılımcıları değerlendirir. Sürekli değerlendirmeden geçemeyen katılımcı eğitimi yeniden almak zorundadır. Eğitim sonunda yapılan sınavda başarısız olanlar, daha sonra yapılacak bir eğitim sonundaki sınava diğer katılımcılarla birlikte tekrar katılabilirler.

Bu eğitimlere katılıp başarılı olduğunuz zaman yapmanız gereken çalışacağınız bir belgelendirme şirketi bulmaktır. Yani iş aramaktır. Çalışacağınız bir belgelendirme şirketi bulup anlaşırsanız, önce gözlemci olarak tetkik takımlarına katılırsınız. Gözlemciler tetkikleri sadece izler. Herhangi bir şekilde tetkik yapmazlar. Tetkik takımlarına gözlemci dahil etmek için tetkik edilecek kuruluşun önceden onayı alınır. Her belgelendirme kuruluşunda farklı olmakla birlikte genellikle yirmi civarında tetkike gözlemci olarak katıldığınız zaman belgelendirme kuruluşu sizi tetkikçi olarak onaylar. Artık tetkikçi olursunuz.

Tetkikçiler eğitim durumlarına, daha önceki iş (danışmanlık dahil) tecrübelerine göre sektör bazında (NACE kodları dikkate alınarak) akredite edilirler. Tetkikçiler tetkik takımlarına katılır ve tetkik yaparlar. Tetkikçi tek başına bir kuruluşu tetkik edip belgelendirme yapamaz. Belgelendirme yapabilmesi için mutlaka bir baştetkikçinin tetkik takımında olması gerekir. Ama tetkikçi tek başına gidip takip (surveillance) tetkiki dediğimiz ilk yapılan belgelendirme tetkikini takip eden ikinci ve üçüncü yıllarda yapılan tetkikleri yapabilirler.

Yine belgelendirme kuruluşlarına göre farklılıklar göstermekle birlikte genellikle yirmi tetkik yaptıktan sonra belgelendirme kuruluşu sizi “baş tetkikçi” olarak onaylar. Artık tek başınıza belgelendirme tetkiki de yapabilirsiniz.

Tetkik takımları genellikle iki veya daha fazla kişiden oluşabilir.

Bu kişilerin hepsi baş tetkikçi olabilir. Bu durumda bu baş tetkikçilerden birisi takım lideri olur. Tetkikin planlanmasından, tetkik edilecek kuruluş ile iletişimden, gerçekleştirilmesinden, raporlanmasından, koordinasyonundan takım lideri sorumludur.

Yönetim sistemi standardlarında revizyon olduğu zaman tetkikçiler için düzenlenen güncelleme eğitimlerine katılmak gerekir. Bu eğitimler yönetim sistemi standardlarına göre farklılıklar gösterir. Mesela ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardında bu güncelleme eğitimleri sonunda yeniden bir sınava katılmak gerekmez iken BRC Food Gıda güvenliği yönetim sistemi standardında güncelleme eğitimi sonunda yeniden sınava katılmak ve başarılı olmak gerekir. Bunun yanında IFS Gıda güvenliği standardında tetkikçi iseniz her yıl sınava girmek ve başarılı olmak gerekir. Bu durum gıda güvenliği standardlarında her gün daha da zorlaşmaktadır. BRC Food standardına göre artık sektörel sınavlarda yapılmaya başlanmıştır. Tetkikçi akredite olduğu sektöre özel sınava katılmak ve başarılı olmak zorundadır. Aksi halde tetkikçi olarak görev alamaz.

Görüldüğü gibi tetkikçi olmak oldukça zorlu bir süreçtir. Ciddi olarak bu konuda çalışmak isteyenler ve sektör bazında akredite olacak kadar mesleki tecrübesi olanlar bu yola girmelidir.