Süreç Yönetimi Neden Önemli?

Sürdürülebilir yönetim sistemlerine sahip olmanın ilk şartı kuruluşların süreçlerini doğru yapılandırmalarından geçer. Yönetim sistemleri standartlarının temel ilkelerinden biri de “süreç (proses) yaklaşımı”nın benimsenmesidir. Buna göre kuruluşların;

  • Süreçlerini,
  • Süreçlerin etkileşimlerini,
  • Girdilerini,
  • Çıktılarını,
  • Faaliyetlerini,
  • Süreçte kullanılan dokümanları ve
  • Bu sürecin performansının nasıl ölçüleceğine dair kriterleri

belirlemesi gerekir. Doğru yapılandırılmamış bir süreci, doğru şekilde izlemek ve ölçmek mümkün değildir. Bu da sürecin verimliliği konusunda bize yanlış bilgi vererek süreçle ilgili alacağımız kararlarda yanılgıya düşmemize sebep olacaktır.
Birçok kuruluş süreç yönetiminin “iş akış şemaları” çizildiğinde bittiğini düşünür ancak bu oldukça yanlış bir yaklaşımdır. İş akış şemaları sadece süreçler içinde yapılan işlemlere ait detayları yansıtır. İş akış şemaları, “süreç iyileştirme” faaliyetleri için girdi olarak kullanılabilir ancak sürecin tamamının verimliliği hakkında bize fikir vermez.

Etkin Süreç Yönetimi

Süreçlerimizi etkin şekilde yönetmek için “müşterinin sesine (VOC)” kulak vererek müşteri isteklerini doğru şekilde anladığımızdan emin olmamız gerekir. Müşteriden aldığımız bilgi ışığında müşteri için “katma değer yaratmayan faaliyetleri” belirleyip bunları azaltmamız gerekir. Bunu yaparken bir yandan da süreçlerimizdeki israflara odaklanarak “7 temel israfı” ortadan kaldırmamız gerekir.

Süreç İyileştirme

Süreç yönetiminin önemli unsurlarından biri de “sürekli iyileştirme” yaklaşımıdır. Müşteriden gelen geri bildirimlere hızlı tepki vererek süreçlerdeki iyileştirmeleri zamanında ve doğru şekilde yapabilmek rekabet avantajı açısından oldukça önemlidir. Burada işin içerisine “değişim yönetimi” ve “standardizasyon” kavramları girer. Değişim kültürüne açık olan kuruluşlarda hızlı süreç iyileştirmeleri yapabilmek kolaydır ancak kurum kültürü oluşmamış, standardizasyon konusunda yolun başında olan kuruluşlarda süreç iyileştirme çalışmalarının alışkanlık haline gelmesi ve çalışanların bu değişime hızlı uyum sağlaması zaman alacaktır. Süreç iyileştirme çalışmalarının bireysel bazlı değil, ekip bazlı olmasına dikkat edilmelidir. Bu sayede kuruluşta ekip ruhu gelişecek, ben kavramı yerine biz kavramı oluşarak ve süreç iyileştirme herkesin işinin bir parçası olacaktır.

Süreç Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

  • Kuruluşa ait stratejilerin tüm süreçlerde uygulamaya geçmesini sağlamak,
  • Kuruluşunun vizyon, misyon, hedef ve stratejileri ile uyumlu süreç performans göstergeleri belirlemek ve bunları ölçmek,
  • Süreçler ve organizasyon arasındaki etkileşimi görerek kuruluşa uygun organizasyonel yapıyı oluşturmak,
  • Tüm süreçleri ve süreç etkileşimlerini belirleyerek yöneticilerin kuruluşla ilgili anlık durumu hem tüm süreçler hem de tek tek süreçler bazında görebilmelerini sağlamak,
  • Süreçlerin performanslarını ölçerek, süreçlerde aksayan noktalarını hızlı şekilde belirleyip gerekli aksiyonları almak,
  • Stratejik yönetim, balanced score card, yönetim sistemleri (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 vb.) ve EFQM gibi uygulamaların sürdürülebilirliğini sağlamak.

Demet AK
Yönetim Sistemleri Uzmanı