Veri Toplama ve Yedekleme
Veri Toplama ve Yedekleme, bilgisayarlarımız, ofis çalışanlarına giderek karmaşık ve çok yönlü hale gelen bilgileri depolama ve yönetme kabiliyeti sağlar. Ancak, bu yararlar Yalın Ofisi’nin bakış açısına göre belirlenmesi gereken kendi sorunlarını da beraberinde getirmektedir.
Veriler açısından depolama kapasitesi giderek arttıkça, kolayca depolamanın sınırsız olarak görüldüğü bir zihniyetine sahip oluruz. Bu da, gerekli olup olmadıklarına bakılmaksızın çok büyük oranda dosyaları biriktirmemize neden olmaktadır.
Bu biriktirme, envanterin israfına yol açmaktadır ve ayrıca, zamanla tam olarak ihtiyaç duyulan bilgiye ulaşmayı da zorlaştırabilir. Zamanla, çalışanlar karmaşık dosyalama sistemleri içerisinde aradıkları dosyayı bulabilmek için zaman harcayacaklarından dolayı da vakit israfına yol açacaktır.
Bir hard diskte nihayetinde depolayacak yer olmadığında, nelerin gerekli olup nelerin olmadığına karar vermek önemli derecede vakit alacak, bilgilerin taranıp bulunması için yeterli vakit bulmak da yoğun iş ortamında çalışanlar için ek iş yükü getirmekte ve ciddi sıkıntılara ve zaman kayıplarına neden olmaktadır. Yoğun zamanlarda, dosyanın zamanında bulunması mümkün bile olmamaktadır.
Alternatif olarak bazı kişiler basit bir yöntem olarak daha fazla depolama alanı olan hard diskler almayı seçebilirler ama bu çoğu zaman gereksiz harcamalardır. Aynı zamanda, bilgiyi arama ihtiyacını daha da kötü hale getirtebilir.
Depolama sıkıntısının sorun haline gelmemesi
Tam tersine hayatımızı kolaylaştırması için standartlar yerleştirilmeli ki aşırı bilgi biriktirmesi olmasın. Başka bir iyi uygulama ise, gereksiz bilgileri ayıklayıp atmak ve hard disklerin düzenlenmelerine yardımcı olmak amacıyla 5S prensiplerini kullanmaktır.
Mühendislik dosyalarını, teknik spesifikasyonları, teknik dokümanları ve CAD çizimleri saklamak için hard disklerde yer ayırmak önemlidir. Yeni çalışanlar ya da diğer departmanlardan gelen kişiler bile farklı bilgilerin saklandığı yerlerde sezgisel olarak gezinebilmeli ve aranılan dokümanı ya da belgeyi bulabilmelidir.
Bu tür standartlar, aynı zamanda insanları aynı dosyanın farklı kopyaları, bırakılmış projeler, işle alakalı olmayan kişisel bilgiler gibi gereksiz bilgileri rastgele klasörlere biriktirmeme konusunda yönlendirebilir.
Hard diskler gereksiz dosyalardan arındırılmış ya da düzenli bir şekilde yapılandırılmış olsalar dahi, çözüm bulunması gereken bir veri kaybı riski vardır. Ofis ortamında işler, bilgiler etrafında aktığından dolayı, verileri yedeklemek de birincil endişe olmalıdır.
Önemli her türlü verinin on-site (yerinde) ve off-site (uzakta) olacak şekilde 2 kopyası olmalıdır. Bazıları için bu aşırı (gereksiz) görünebilir, ama bilgiyle uğraşan bir firmanın gerçekleşebilecek en kötü senaryoya hazır olması gerekir. TPM (Toplam Verimli Bakım) prensiplerine bağlı kalındığında, diğer teçhizatlar gibi hard disklerin de ihtiyaç duyulduğundan kullanıma hazır halde bulundurulmaları gerekir.
Tam-Zamanında-Ofisi’nde veri kaybı ciddi bir problemdir. İnsanlar çalışırken bir hard disk çökerse, on-site (yerinde) yedek yapılmış işin yeniden yapılmasını ve dolayısıyla da müşterinin bekletilmesini önleyecektir. Off-site (uzakta) yedek ise, ofiste tahmin edilemeyen bir olay gerçekleşse bile, önemli veriler kurtarılabilir.
Veri Toplama ve Yedekleme,
Yapmak bir yük gibi görünse de, aslında düzenli olarak yapıldıklarında fazla vakit almayacaklardır. Süreçleri fiilen otomatik hale getiren bir çok ücretsiz yazılım mevcuttur.
Sonuç olarak, Görsel Yönetim (Visual Management) herkesin nelerin yedeklendiğini ve en ne zaman yedeklendiklerini görmeleri açısından harika bir yöntemdir. Görsel iş planlarını doldurmak, insanlara gerektiğinde yedekleme yapmalarını hatırlatacaktır. Bu bilgileri bilgisayar ekranları yerine fiziksel iş planlarında görülür yerlere koymak, herkesin mevcut durumu anında anlamalarını sağlar.
Ofis bilgisayarlarında saklanan bütün bilgilerin güvende ve kolayca erişilebilir olduğunu bilmek, ofiste çalışanların en çok ihtiyaç duyacakları kafa durgunluğunu (iç huzuru) sağlar. Bu da çalışanların beyin enerjilerini, işi yeniden yapma kaygıları olmadan ileriye dönük olarak hareket etmeye odaklamalarını sağlayacaktır.