Ofis İçinde Bilgi Akışı

Ofis İçinde Bilgi Akışı, Lean ofisinde ‘akış’ kavramını bir hizmeti ya da ürünü son müşteriye ulaştırmak için kullanılan yol olarak düşünebiliriz. Ofis İçinde Bilgi Akışı talepleri karşılayacak en iyi ve hızlı şekilde karşılayacak biçimde akmalıdır.

Düz ve istikrarlı bir akış, ideal olandır. Ancak, akış bazen bükülür, döngüler halinde hareket eder ve sık sık da çıkmaza girer. Akışın önüne çıkan bu engellerden kurtulmanın en iyi yolu, esnek bir Tam-Zamanında Sistemi oluşturmaktır.

Bu amaca ulaşmanın anahtarı, müşterilerin taleplerini ve bu talepleri karşılayacak olan ofis çalışanlarının kabiliyetlerini iyi anlamaktır.

Akışı anlamak, akışı yönetmenin ilk adımıdır. Bilgi akış şema tekniklerini kullanarak, bilginin nasıl aktığını ve nerede kesintiye uğradığını gösteren büyük bir resmi görebilirsiniz.

Ofis ortamlarındaki en yaygın sorunlardan birisi, bir görevin o görev üzerinde çalışan her bir birey tarafından kısmen tamamlanmasıyla ortaya çıkmaktadır.

Bir akış ortamında bu, durgunluk olarak bilinir ve kendisini tamamlanmamış bir süreç içi iş (work-in-process) olarak gösterir. Süreç içi iş, çoğunlukla personel arasında bir ileri bir geri yer değiştirerek israfa (zaman kaybına) yol açar.

İdeal olarak, müşteri tarafından iletilen her istek ya da üzerinde çalışılması gerekilen her bir bilgi/görev, başından sonuna kadar bir kişi tarafından yapılmalı ve bu kişi o iş bitmeden başka bir işe geçmemelidir.

Bu kavram, Tek Parça Akışı (One-Piece Flow) olarak tanımlanır. Bu, bilginin sapma ve gecikme olmaksızın akış yönünün tersi yönden akış yönüne doğru akmasını sağlar.

Daha karmaşık görevlerde, bir tek kişinin görevi baştan sona yapabilmesi mümkün olmayabilir. Ancak, takım projelerinde dahi Tek Parça Akışı hedeflenebilir. Takım olarak, biden fazla kişi bir sonraki aşamaya geçmeden önce her bir aktivite üzerinde başlangıcından bitişine kadar çalışabilir. Süreçlerinizi Tek Parça Akış’a göre planlamak, müşterilerinizin taleplerine cevap vermede daha esnek olmanızı sağlayacaktır.

Üretim ortamlarında, taleplerdeki tıkanıklıkları çözebilmek amacıyla çoğunlukla çok büyük envanter kayıtları oluşturularak hata yapılır.

Ofisler, genellikle her bir müşteri özelinde ayrı bilgilerle uğraştıkları için bitmiş bilgi envanteri bir seçenek dahi olamaz. Bundan dolayı da, ofislerin bir Tam Zamanında (Just-In-Time) sistemi oluşturmaları oldukça önemlidir.

Bilgi akışını düzenleyen iş yerleri, iş yükünü dengelemek ve ofisin taleplerini görebilmek amacıyla 3 Günlük İş Programı’nı kullanırlar.

Bir 3 Günlük İş Programı hazırlamak için, birbirini izleyen günleri gösteren 3 kolon ile başlayın. Sonra, yan tarafa dikey olarak çalışma günü içerisindeki saatleri yazın.

Bu 3 günlük periyotta yapılması gereken işler, her bir gün için saat bazında dağıtılmış olur. Bu taleplerin karşılanıp karşılanmadığına bakılarak süreç etkin bir biçimde izlenebilir.

İş programındaki her bir günü temsil eden kolon, iş tamamlandığında silinebilir ve bir sonraki 3 günlük iş programı iş yüküne göre hazırlanarak bu şekilde devam edilir. Bu sayede, iş programı her zaman 3 gün önceden görülebilecektir.

Süreçlerin zamanında yapıldıklarını, gecikmeleri ya da programın gerisinde olunduğunu göstererek, müşterinin taleplerini karşılayabilmek amacıyla ofisteki herkesin, ihtiyaç duyulduğunda hemen ve zamanında cevap verebilsinler diye kaynaklarını birleştirmelerini sağlar.

Bir Yetenekler Matrisi oluşturmak için, farklı yetenekleri gösteren kolonlar ve iş yerindeki farklı insanları gösteren sıralar çizin. Kolon ve sıraların kesiştiği yerlerde, standartlaştırılmış sembollerle her bir kişinin yetenek seviyelerini gösterin.

Yetenekler Matrisi, ihtiyaç duyulduğunda farklı aktivitelere yardımcı olabilmeleri amacıyla her bir kişinin yeteneğini herkesin görebilmesini sağlar. İşi herkes için daha kolay ve daha keyifli hale getirmek amacıyla ihtiyaç duyulan ilerlemeyi gösterir.

Doğal olarak, eğer herkesin daha fazla yeteneği olursa, iş yeri de müşterilerinin taleplerini karşılayabilmek için daha esnek hale gelecektir. İşte bu yüzden çalışanlar için eğitim programı hazırlamak oldukça önemlidir. Herkesin kariyerlerinde ilerlemelerine ve müşteriye daha iyi hizmet vermelerine olanak sağlar. Bu, herkes için bir kazan-kazan yöntemidir.

Son olarak, Akışa bağlı hareket etmek, daha fazla esnek olabilmek ve bireylerin gelişimine ve müşterilerin taleplerine daha fazla odaklanabilmek amacıyla iş yerinin doğru şekilde yatırım yapmasına yardımcı olur. Akışa odaklanmak, herkesin faydaları fark etmesini sağlar. Bu faydalar, kişilerin birbirleriyle ve müşteriyle ilişkilerini olumlu yönde direkt olarak etkileyecektir.