Yönetim Sistemleri Ve Günahlar
Yönetim Sistemleri, ISO 9001:2000, ISO 14001, ISO/TS 16949, OHSAS 18001, HACCP gibi yönetim sistemleri oluştururken genellikle çok önemli hatalar yapılmaktadır.
Bu hatalar kuruluşların verimliliğini azaltmakta; verimliliğin azalması; işveren, çalışan, müşteri ve toplum için önemli kayıplara neden olmaktadır. Bu denli önemli kayıpların nedenlerine “hatalar” değil “günahlar” demek daha anlamlıdır.
Bu günahları; “amaç ve hedefler”, “tepe yönetim”, “çalışanlar”, “eğitimler”, “danışman”, “standartların yorumu”, “kalite yönetim prensipleri”, “dokümantasyon”, “etkinlik” ve “belgelendirme kuruluşu” olarak on başlık altında toplayabiliriz.
1. Amaç ve hedefler
Amaç, “belge almak” değil “sistem kurmak” olmalıdır. Sistem ile, “kurumsallaşma”, “sürekli iyileştirme”, “ürün/hizmet kalitesini sürekli kılma”, “katma değer yaratma” ve “müşteri memnuniyeti” hedeflenmelidir.
Oysa, çoğu zaman kuruluşların yöneticileri sadece belge almayı hedeflemektedir.
2. Tepe yönetim
Kurulan sistemlerde tepe yönetimin sorumluluğu vardır. Tepe yönetim sorumluluğunun farkında olmalıdır. Tepe yönetimin sorumluluklarından başlıcaları; “taahhütlerini ve politikalarını belirlemeli”, “hedefleri oluşturmalı”, “sorumlulukları ve yetkileri belirlemeli”, “yönetim sistemini gözden geçirmeli”, “kaynak sağlamalıdır” ve “çalışanları motive etmelidir”.
Oysa, çoğu kuruluşlarda tepe yöneticiler o kadar meşguldürler ki yönetim sistemini ne öğrenmeye, ne anlamaya ne de uygulamaya zaman bulamazlar. Çünkü yönetim sisteminin öneminin farkında değildirler.
Tepe yönetim, yönetim sistemleri nin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak, üst yönetimine rapor etmek ve çalışanların bilincini artırmaktan sorumlu “yönetim temsilcisi” olarak ta en az işine yarayan birisini seçmek eğilimindedir.
3. Çalışanlar
Tepe yönetim, yönetim sistemlerinin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak, üst yönetimine rapor etmek ve çalışanların bilincini artırmaktan sorumlu olacak “yönetim temsilcisi” seçmelidir. Ayrıca, Tepe yönetim, sistemi kurmak, dokümanları hazırlamak / hazırlatmak, çalışanları eğitmek/eğitilmesini sağlamak ve uygulamaları başlatmak için, bir “proje ekibi” oluşturmalıdır. Tepe yönetim, tüm çalışanların, yönetim temsilcisine ve proje ekibine, destek olmasını sağlanmalıdır. Oluşturulan sistem içerisinde herkesin rolü vardır. Herkes bu rolünün farkında olmalı ve gereklerini yerine getirmelidir.
Çoğu kez, sistem sadece bir ya da birkaç kişinin omuzlarına yüklenir. Diğer çalışanlar sistemin oluşturulması sırasında dışarıda kalırlar ya da tutulurlar. Bazen sistemin sadece yönetim temsilcinin işi olduğu sanılır. Bazen de yapılan işlerle sistemin ayrı ayrı şeyler olduğu düşünülür. Kimi çalışanlar sistem içerisindeki rollerinin farkında değildirler dolayısıyla gereğini de yerine getiremezler.
4. Eğitimler
Kuruluşlar eğitim ihtiyaçlarını doğru belirlemelidir ve bunun için zaman ayırmalıdır. Eğitim hizmeti alınacak kuruluş ve eğitmen dikkatlice seçilmelidir.
Kimi zaman, eğitim ihtiyaçları doğru belirlenmez. Bazen eğitmenden kaynaklanan yetersiz eğitimler ya da yanlış bilgilendirmeler yapılır. Bazen eğitimler zamansız verilir, bazen de gereksiz eğitimler verilir. Kimi zaman yanlış kişiler eğitime alınır. Çoğu kez de eğitimin etkinliği doğru değerlendirilmez.
5. Danışman
Danışmanlık, konusu ile ilgili yoğun bilgi birikimi ve tecrübe gerektirir. Danışman, çok sayıda projede görev almış olmalı ve ilgili standardı her kuruluş için “terzi dikimi” yorumlayabilmelidir. Danışmanın görevi sistemi kurmak değil, proje ekibini yönlendirmek ve bilinçlendirmek olmalıdır. Belgelendirme sonunda kuruluşun danışmana ihtiyacı kalmamalıdır. Çünkü danışman, geride sistemi uygulayacak ve geliştirecek bir ekip bırakmalıdır.
Oysa kimi zaman, kuruluşlar belgelendirme sonrası her takip tetkikinden önce danışmanına ihtiyaç duyarlar. Takip tetkiki öncesi danışman gelir eksiklikleri giderir ve kuruluş tetkike girer. Bu önemli bir hatadır.
Danışman seçimi çoğunlukla, bilgi ve tecrübesine göre değil ücretine bakarak yapılır. Yeterli tecrübesi olmayan danışmanın kuruluşu eksik ya da yanlış yönlendirmesi kaçınılmazdır.
6. Standardın Yorumu
Standartlar, NE yapılacağını söyler NASIL yapılacağını kuruluşlar kendileri belirler. Standartlar, kuruluşun her prosesi için özenle yorumlanmalı ve uygulamaların NASIL olacağı belirlenmelidir.
Oysa, çoğu zaman, standardı anlamak ve kuruluşa göre yorumlamak yerine başka kuruluşların uygulamaları kopya edilmekte ve üçüncü taraflardan (komşu kuruluşlar, tetkikçiler, arkadaşlar, tanıdıklar) alınan bilgilere göre uygulamalar yapılmaktadır.
7. Kalite yönetim prensipleri
Kuruluşları daha iyi performansa yönelten kalite yönetim prensipleri: “müşteri odaklılık”, “liderlik”, “kişilerin katılımı”, “proses yaklaşımı”, “yönetimde sistem yaklaşımı”, “sürekli iyileştirme”, “karar vermede gerçekçi yaklaşım” ve “karşılıklı yarara dayalı tedarikçi ilişkileri” sistemin oluşturulması sırasında tepe yönetim, yönetim temsilcisi ve orta kademe yöneticiler tarafından dikkate alınmalıdır.
Oysa, sistemin oluşturulması sırasında kalite yönetim prensiplerinin tepe yönetim, yönetim temsilcisi ve orta kademe yönetim tarafından dikkate alınmasını bırakın çoğu zaman bilinmemektedir.
8. Dokümantasyon
Doküman yaratmak amaç değildir. Kuruluş yapısına ve ihtiyacına uygun doküman yapısı belirlenmeli ve minimum dokümantasyon ile sistem oluşturulmalıdır. Hazırlana dokümanlar, basit olmalı, kolay anlaşılmalı ve kolay uygulanmalıdır.
Dokümanların basit olması, kolay anlaşılması ve kolay uygulanması kimi zaman bir zaaf gibi algılanır ve bizim sistemimiz çok iyi olsun denilerek sistem hantallaştırılır.
Çoğunlukla, eğitim eksikliğinden, standardı yanlış yorumlamaktan veya sistemi tetkikçiler için oluşturmaktan dolayı aşırı dokümantasyona gidilmektedir.
Bazen, nelerin dokümante edileceği, nelerin edilmeyeceği iyi bilinmediğinden her şey yazılı hale getirilmek istenir.
Aşırı dokümantasyon sitemi hantallaştırır ve uygulanamaz hale getirir. Aşırı ve hantal dokümantasyon çok ciddi bir tehlikedir.
9. Etkinlik
Yönetim sistemleri, kolay anlaşılan, kolay uygulanan ve etkin olmalıdır. En etkin sistem, ihtiyaca cevap veren, kuruluş yapısına uygun, hantal dokümantasyondan uzak ve katma değer yaratan sistemdir.
Sistemlerin oluşturulmasında etkinlik göz ardı edilmektedir.
10. Belgelendirme kuruluşu
Belgelendirme kuruluşunun seçimi önemlidir. Belgelendirme kuruluşunun seçilmesinde, belgelendirme kuruluşunun hangi akreditasyon kuruluşları tarafın dan yetkilendirildiği ve dünyadaki imajı dikkate alınmalıdır. Ayrıca, belgelendirme kuruluşunun tetkikçilerinin bilgi ve tecrübeleri önemlidir. Bilgili ve tecrübeli tetkikçiler kuruluşların yönetim sistemlerine değer katar ve iyileştirmeler için fırsatlar sunar.
Oysa, belgelendirme kuruluşlarının seçilmesi sırasında çoğu kez belgelendirme fiyatı dikkate alınır. Kimi zaman, belgelendirme kuruluşlarının tecrübesiz tetkikçileri katma değer yaratmayan gereksiz taleplerle kuruluşların sistemi hantallaştırmaktadır. Ve çoğu zaman yöneticiler, belgelendirme kuruluşları tarafından yapılan tetkikleri iyileştirme fırsatı olarak görmezler.