Home Office Çalışmalarında Ekipler Nasıl Yönetilmeli?

Home Office Çalışmalarında Ekipler Nasıl Yönetilmeli?

Bütün dünyanın etkilendiği koronavirüs (Covid-19) nedeni ile eskiden “nasıl olur ki” diye kafalarda soru işareti oluşturan “evden çalışma” diğer adıyla “home office çalışma” artık normal hale geldi. Üstelik bu normalleşme uzun zamana yayılmadan aniden gerçekleşti, gerçekleşmek zorunda kaldı. Bu zorunlu değişim sonrasında çalışma şartlarındaki farklılaşma nedeniyle özelliklere yöneticilere her zamankinden daha fazla sorumluluk, sabır ve güç gerektiği de kaçınılmaz bir gerçek oldu.
Herkesin aniden home office çalışmaya başladığı bir ekibe liderlik eden bir yöneticiyseniz, bu yeni çalışma ortamında nasıl çalışacağınızı ve ne tür kurallar koyarak bu ekibi yöneteceğinizi hızlı bir analiz ile belirlemeniz gerekir. Hem ekibinizin başarısı hem de yönetici olarak sizin başarınız bu analize bağlıdır.

Uzaktan çalışmak zorunda olan ekiplerde, ekip üyelerinin motivasyonu, bağlantının sağlıklı kurulması ve çalışmaların hissedilir performans düşüklüğüne yol açmadan yapılmasının sağlanması ekip yöneticilerinin sorumluluğundadır. Ekip doğru yönetilmediği takdirde ekibin başarısızlığı kaçınılmazken, doğru yöntemler kullanıldığında ekibi daha güçlü ve daha başarılı hale getirmek mümkün olacaktır. Bunun için yapılması gerekenleri ise şu şekilde sıralayabiliriz:

• Değişiklikleri Hızlı İletin:

 Küresel problemlerin yaşandığı dönemlerde şirketler iş yapma sıkıntısı çektiğinden, şirketlerin stratejileri ve hedefleri de değişmek zorunda kalabilir. Bunun sonucunda çalışanların alışık olduğu rollerden farklı rolleri de üstlenmeleri gerekebilir. Etraftaki şirketlerden alınan haberler, sosyal medyadaki kötü örnekler şirketten uzakta çalışmak zorunda kalan ve değişikliklerden bihaber olan çalışanlarda stresi ve endişeyi artırır. Bu nedenle şirketinizde yapılan değişiklikleri hızlı bir şekilde ekibinizle paylaşın. Değişiklikle ilgili yazılı bilgilendirmeyi yaptıktan sonra mutlaka bir toplantı yaparak ekipteki kişilerin merak ve endişelerini giderin. Ekibinizle beraber değişime nasıl tepki vermeniz gerektiğini tartışın. Ekip içinde endişelerini gideremediğiniz çalışanlarla mutlaka birebir görüşme de yapın.

• Beklentileri Azaltın:

Çalışma ortamında meydana gelen ani ve zorunlu değişiklik ve yaşanan şok sonrasında insanların toparlanması zaman alacaktır, bu nedenle beklentilerin de değişmesi oldukça doğaldır. Yaşanan bu değişimin endişeye ve paniğe kapılmaya yol açmaması için ekibinize karşı net olup beklentilerinizi açıkça ileterek onların kendilerini güvende hissetmelerine yardımcı olun. Gerekiyorsa ekipteki roller ile ekibin ve bireylerin hedeflerini gözden geçirin. Ekipteki rolleri ve ekibin hedeflerini değişen beklentileri de göz önüne alarak daha spesifik hale getirin.

• Düzenli Toplantılar Yapın:

Düzenli olarak yapılan toplantılar ekip üyeleri arasında uyumun sağlanmasına yardımcı olacaktır. Önceki toplantılarda aldığınız kararları gözden geçirin, çalışmaların verimliliğinden emin olun. Tartışacak herhangi bir konunuz olmasa bile yine de kısa süreli bir toplantı yapın, bu süreçte yöneticileri tarafından ihmal edilmediklerini görmek, çalışanlardaki ekip olma ve aidiyet duygusunu artıracaktır.

• Tutarlı Olun:

Atacağınız adımlarda ve alacağınız kararlarda tutarlı olun. Sürekli fikir değişiklikleri yaparak zaten stresli ve endişeli olan ekip üyelerini daha da tedirgin hale getirip belirsizliği daha da çok artırmayın.

• Geri Bildirimde Bulunun:

Yapılan çalışmalarla ilgili olumlu geri bildirimler kişileri motive ederken, olumsuz geri bildirimler demotive eder. Olumsuz bildirimleri birebir görüşmelerde, olumlu bildirimleri ise ekip içerisinde yapın. Geri bildirim yaparken samimi ve adil olmaya özen göstermenizde fayda var.

• Ekip Ruhunu Oluşturun:

Çoğu insanın evine kapandığı bir dönemde, herkesin sağlığı ve güvenliği için böyle bir yöntemi tercih ettiğinizi vurgulayın. Kendini yalnızlık psikolojisine kaptırıp ekipten uzaklaşma ve hedeften sapma eğiliminde olan ekip üyeleri için bir ekip olduğunuzu, birlikte olduğunuzu ve ortak bir amacınız olduğunu hatırlatın.

• Fırsat Verin:

Home office çalışmaları, çalışanların yeni yeteneklerini keşfetmek için bir fırsat olabilir. Yeni yeteneklerinden bahsetmek çalışanlara güven verir, bunları sergilemeleri için onlara fırsat verin. Bu sayede ekip üyeleri daha özgüvenli hale gelerek kendini daha değerli hissedecek ve ekip ruhunuz güçlenecektir.

Ve son olarak pozitif olun. Unutmayın, demotive olmuş, endişeli ve stresli bir yönetici ile çalışmak ekibinizde de hızlıca motivasyon düşüklüğüne yol açacaktır.

Demet AK
Yönetim Sistemleri Uzmanı