ISO 9001 Alt Komite Başkanı Nigel Croft’un Konuşması

Nigel Croft 'un Konuşmasının Orjinal Videosu

ISO 9001 Alt Komite Başkanı

Nigel Croft ’un konuşması Türkçe çeviri:

Nigel Croft, Bugün buradaki amacım sizlere ISO 9001:2015 hakkında bilgi aktarımı yapmaktır. Sizinle paylaşmak istediğim; standardın içeriği hakkında bilgi vermek ya da standardın madde madde üzerinden geçmek değil. Sizinle paylaşmak istediğim konular; neden değişikliklerin yapıldığı, nelerin değiştirildiği ve bu değişiklikler sonucu ne gibi çıktıların hedeflendiğidir.

ISO 9001 gerekliliklerin oluşturduğu bir set ortaya koymaktadır. Bu gerekliliklerde gönüllülük esastır. Yapmak zorundasınız diye bir kural yoktur. Deming’in dediği gibi “bunların hiçbirini yapmak zorunda değilsiniz, çünkü hayatta kalmak zorunda değilsiniz.”

Kalite Yönetim Sistemini uygulamak önemlidir, çünkü hayatımızda pozitif anlamda değişikliğe neden olmaktadır. Tüm kuruluşta ve tedarik zincirinde akışın doğru ve verimli şekilde gerçekleşmesine katkı sağlamaktadır.

ISO 9001 yasa değil, teknik kural değil. ISO 9001 e uyum göstermek (Conformity) ile boyun eğerek kabul etmek (Compliance) arasında fark var. Boyun eğerek kabul etmek, “ben bunu yapacağım, çünkü yapmak zorundayım, eğer yapmazsam cezalandırılırım” anlamına gelir, ki bu ISO 9001 için geçerli değildir. Öte yandan uyum göstermek yapılması anlamlı olan bir şeydir, “ben bunu yapacağım çünkü bunu yaptığımda bir kazanç elde ediyorum ve yapılması mantıklı geliyor” anlamı taşır. Biz burada bir seyahatten söz ediyoruz. Buradaki seyahat, kalite ve kalite yönetim sisteminden uzak olan kuruluşların, hayatlarında iyileştirmeler yapmak için atacakları adımlardır. Umuyoruz ki bu seyahatlerinin sonunda attıkları adımlar sonucu ISO 9001 sertifikasyonu için başvuruyor olacaklar.

1987 yılında ISO 9001 standardı ilk yayınlandığında yaklaşım bu şekilde değildi.

Düşüncemiz, kuruluşların ISO 9001 standardını baz alarak Kalite Yönetim Sistemi’ni hayata geçirmeleriydi. Eğer kuruluşlar Kalite Yönetim Sistemi’ni uyguladıklarını göstermek isterlerse de ISO 9001’deki içeriği kullanarak bu taleplerini gerçekleştirmeleriydi. Bu yaklaşım ne yazık ki pratikte istenildiği gibi gerçekleşmedi. Kuruluşların kalite yönetim sistemine girişlerinin temel nedeni pazarda iyi bir yer edinebilmek için belge almak istemeleri haline dönüştü.

Biz kişileri ve kuruluşları bu yaklaşımın ötesine geçmek adına cesaretlendirmek istiyoruz. Kuruluşları nasıl daha iyi yapabilirim ve nasıl daha fazla kazanç sağlayabilirim konularında özendirmek istiyoruz. Çevre, iş sağlığı ve ürün kalitesi konularında “nasıl daha iyi yapabiliriz” in odak noktası haline gelmesini istiyoruz.

ISO 9001 Standardı 2015 revizyonu ile evrim geçirmiştir.

Ancak bu bir devrim değildir. 1994 te küçük bir değişiklik yapıldı, 2000 de daha büyük bir değişiklik gerçekleştirildi, 2000’de süreç yaklaşımı standardın içine eklendi. Süreç odaklı yaklaşım gündeme getirildi. 2008’de minor değişiklikler yapıldı ve şimdi 2015 değişikliği ile gündeme geldik.

Aslında her yıl ya da her 2 yılda bir ISO 9001 standardında değişiklik yapmak mümkün ancak bu değişiklik çok geniş açıda insanın ve kurulusun etkilenmesine neden olur. Sadece ISO 9001’i uygulayan kuruluşlar değil, ISO 9001’i temel alan standartları uygulayan kuruluşlar da bu değişikliklerden etkilenmektedir. Neredeyse tüm sektörler bu standartta yapılan değişikliklerden etkilenmektedir.

2015 revizyonu ile gelen değişikliklerden bir tanesi risk temelli düşüncedir. ISO 9001 standardında yer alan risk temelli düşünceye örnek verecek olursak; sunum esnasında bir şişe su, bilgisayar ve konuşmacının ayni ortamda olması bir risk teşkil edebilir. Konuşmacının herhangi bir el hareketi suyun dökülmesine neden olabilir. Bu örnek hata türleri ve etkileri analizinde yer almayacak kadar minor bir husus olabilir ancak risk temelli düşünce için gözden kaçmaması gereken bir konudur. ISO 9001 için teknik olarak değerlendirilemeyecek riskler de yine risk temelli düşünde kapsamında değerlendirilmektedir.

ISO

Ürün ve hizmetlerin uluslararası standartlarda olmasını sağlamak ve sürdürülebilir ekonomik büyümeyi desteklemek üzere ortaya çıkmıştır.

Bazı kişi ve kuruluşlar 9001 standardının sınırlayıcı olduğunu dile getirmektedirler. Bu mümkün değildir. ISO 9001’de kuruluşlara kısıtlama getirecek hiçbir madde bulunmamaktadır. Kalite Yönetim Sistemi kuruluşların daha etkili bir şekilde operasyonlarını sürdürmeleri ve geliştirmeleri içindir, kısıtlamak için değildir.

Teknik altyapı ve standart 78 ülkenin 200’e yakın üyesinden oluşan bir alt komite tarafından oluşturulmakta ve revize edilmektedir. Alt komitenin misyonu; ISO 9001 hakkında gereklilikler ve sertifikasyon konularını içermemektedir. Misyon; kuruluşların performanslarının iyileştirilmesi ve Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulamasından fayda sağlanmasından oluşmaktadır.

Kuruluşlar uluslararası ürünler ve hizmetler sağlamaktadır ve Kalite Yönetim Sistemi sayesinde ürün ve hizmetlere güven duyulmaktadır. Ayrıca ISO sadece standardı çıkarmakla kalmayıp, kuruluşlara entegre edilmesinde de destek sağlamaktadır. ISO kuruluşlarla beraber rol almakta ve proaktif davranmaktadır. Bu sayede standardın hedeflenen amaca hizmet edip etmediğinin de kontrolü sağlanmaktadır.

Sürdürülebilir Gelecek

Ekonomik gelişme, sosyal sorumluluk ve çevre bilinci ile birlikte sürdürülebilir kalkınma ile hayal edilebilir. ISO 9001 sürdürülebilir kalkınmayı teşvik eder. Ancak sadece hayal ederek başarı sağlanamaz. Hedefe ulaşmak için her zaman bir metoda ihtiyaç duyulur. Sormamız gereken soru hangi metotla sürdürülebilir kalkınmayı başarabiliriz. Biz inanıyoruz ki bu metot kalite yönetim sistemidir. Kalite Yönetim Sistemi; süreçlerin birbiriyle etkileşimini sağlamaktadır. Nereye gidileceği, politikalar ve hedeflerle planlanmakta ve sistematik olarak gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.

Ürün ve hizmet kalitesinin sürekliliği ISO 9001 sayesinde başarılmaktadır. ISO 14001 sayesinde çevremiz için gerekli olan şartlar yerine getirilmekte ve daha yaşanılabilir bir çevre sağlanmaktadır.

Yönetim sisteminden bahsettiğimizde insan, metot, yazılım ve donanım bütünlüğüden bahsediyoruz. Yani, insan, metot, yazılım ve donanımın süreç içindeki yerinden bahsediyoruz. Bu bütünlük hedeflerimizi gerçekleştirmemizde bize yardımcı olmaktadır.

Beklediğimiz şey; dokümante edilmiş bir sistemdir, dokümanların sistemi değildir.

Fırsatlara ve risklere hızlı şekilde cevap verebilme yeteneği olan kuruluşların oluşturulması, revizyon çalışmalarında en çok göz önünde bulundurduğumuz husustur.

Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliği; Kalite El Kitabı’nın nasıl olduğuyla ve kaç tane dokümante edilmiş prosedür olduğuyla değil, performansa göre belirlenir.

Yeni standartta 3 tane temel madde yer almaktadır.

Standart incelendiğinde bu yaklaşımlar net olarak görülmektedir. Bu yaklaşımlar bir bütündür ve standardın olmazsa olmazıdır.

Hedeflenen sonuçlara ulaşabilmek için süreçlerin belirlenmesi. Kuruluşların süreçleri tamamen birbirinden farklıdır ve uygun ürün veya hizmet için farklı yöntemlere ihtiyaç duyulmaktadır. Çevresel etkileri azaltmak, iş sağlığı ve güvenliğini sağlamak ya da enerji yönetimini sağlamak için ihtiyaç duyulan süreçler de dahil tüm sistem değişkenlikler gösteriyor olabilir.
Hangi riskleri ve fırsatları dikkate almak hedefin başarılmasına yardımcı olacaktır. Urun kalitesi, çevre yönetimi, enerji yönetimi gibi farklı konularda önceliklendirme yapılabilir. Bu kapsamda süreçlerde sadece bir doğru yoktur. Her kurulusun kendi yöntemi olmalıdır. Böylece ihtiyaç duyulan dokumantasyon, eğitim gibi standartta yer alan yöntemler kuruluştan kuruluşa değişiklik göstermektedir.
PUKO döngüsünü kullanarak süreçlerin yönetilmesi. “Planla” ile süreçlerde nelerin yapılacağı belirlenir, daha sonra planlananlar “Uygula” ile uygulanır. Uygulamalar “Kontrol et” adımı ile sürekli olarak kontrol edilir. Bazı şeyler bizim kontrolümüzdedir ancak bazı şeyleri kontrol edemeyiz. Yeni sistem ile hayatımıza yeni bir kelime eklendi “Organisational Context – Kuruluşun Kapsamı”. Kuruluşun kapsamı değişebilir. Kuruluşun yaptığı stratejik planlama her zaman istenileni vermeyebilir, dış etkenler değişikliğe neden olabilir, kuruluşlar bu değişikliğe ayak uydurmalıdır. Ayak uydururken önceliklerimizi göz önünde bulundurmayı unutmamalıyız. “Önlem alma” adımı sadece neyi yanlış yaptıysak onu düzeltme olarak algılanmamalıdır. Bu adımda düşünmemiz gereken, neyi yanlış yaptık, bir dahaki sefere nasıl yapmalıyız ki aynı yanlışı tekrar yapmayalım.

Yeni sistemde önleyici faaliyet üzerinde durulmaktadır.

Eski versiyonda önleyici faaliyet sadece son maddede bahsedilmekteydi. Bu versiyonda ise temel yaklaşımlardan biri haline gelmiştir. Risklerin belirlenmesi ve azaltılması temel düşüncedir. Önleyici faaliyet bu versiyonda planlama aşamasında önerilen bir yaklaşımdır. Yanlış gidebilecek adımların belirlenmesi ve önlem alınması planlama aşamasının bir parçasıdır. Önleyici faaliyetler PUKÖ nün önlem alma aşamasında görülmelidir. Eğer riskleri önceden planlar ve önlersek, uygulama aşamasında her şey düzgün çalışacaktır.

Düzeltici faaliyet için neden sorusu sürekli sorulmalıdır. Neden bu hata oluştu? Neden sistem doğru ilerlemiyor? gibi. Neden tespit edildikten sonar düzeltilmeli ve tanımlanmalıdır. Daha sonra her şey istenildiği gibi ilerlese bile nasıl daha iyisini yapabiliriz sorusu hep gündemimizde olmalıdır. İyileştirme küçük iyileştirmeler de olabilir ya da mühendislik ya da inovasyon iyileştirmeleri seklinde de olabilir. Her zaman daha iyisi vardır. ISO 9001 sürekli iyileştirmeyi temel alır. Sürekli iyileştirmeden kasıt sadece KAIZEN yöntemi kullanılarak yapılan küçük iyileştirmeler değildir, inovasyonu da akıldan çıkarmamak gerekir.

Genel Olarak Bir Sürece Bakalım

Herhangi bir sürecin girdileri ve çıktıları bulunmaktadır. Çıktılar müşteri ihtiyaçlarına göre değişir. Yeni standartta “ilgili taraflar” olarak yeni bir terim ortay konmuştur. 1987 ilk yayınlandığında “business to business – kuruluştan kuruluşa” yapısı bulunmaktaydı. Yeni sistemde, ürün ve hizmet ihtiyacı bulunan müşteriyi ve ilgili tarafları kesin çizgiler ile tanımlamak çok da mümkün olmayabilir, okullar ve hastaneler de sistemin içinde olabilir.

Ayrıca istenmeyen çıktılara da bakmamız gerekmektedir. Yeni ISO 9001 istenmeyen çıktılara odaklanmaktadır ve Yalın Yönetimle uyumlu hareket etmektedir. ISO 9001 süreç içerisindeki değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılmasını amaçlamaktadır ve Yalın Yönetim ile rekabet içerisinde değildir.

Değer yaratmayan faaliyetlerin süreçlere, çevre yönetimine, ürüne ve enerji yönetimine etkileri gözlemlenmeli ve değerlendirilmelidir.

ISO 9001:2015 ile süreç yaklaşımı, risk temelli düşünce, süreç planlama, uygulama, kontrol etme ve sürekli iyileştirme bütün haline getirilmiştir. Artık bir sürece tek olarak bakmamayı, etkilenen süreçler bütününe bakmayı ve süreci tek başına değil süreçler bütünü olarak yönetmemiz gerektiğini biliyoruz.