Yalın Dönüşümde Başarıya Ulaşmak İçin Kritik Noktalar
Yalın Dönüşüm Nedir?
Yalın dönüşüm, kuruluşların süreçlerini iyileştirerek maliyetlerini düşürmek ve bu sayede rekabet avantajı elde etmek amacıyla uyguladıkları popüler bir yaklaşımdır.Yalın dönüşümün temel taşlarını oluşturan 5S, Kaizen, Heijunka, Gemba, SMED, VSM, Poka-Yoke, Just In Time, Kanban gibi kavramları artık daha sık duymaya başladık ancak acaba bu metotlar ne kadar doğru uygulanıyor? Bu metotları çalışanlarımıza doğru bir şekilde öğretebildik mi? En önemli soru bunların neye hizmet ettiğini yani yalın felsefesinin mantığını tüm çalışanlarımıza gerçekten algılatabildik mi?
İsraf deyince çalışanlarımızın aklına boşa akıtılan sular ya da yemekhanelerde çöpe atılan yemekler mi geliyor yoksa yanlış yerde kullanılan yeteneğin, fazla üretimin, fazla stokların, gereksiz hareketlerin, gereksiz taşımaların, makine başında hammadde/yarı mamul beklemenin, gereksiz iletişimin de bir israf olduğunun herkes farkında mı?
Yalın dönüşüm için hevesle başladığımız bir çalışmayı tamamlayamadan, “ekip başaramadı” deyip “başarısız projelerimiz” arasına bu çalışmayı da ekledik mi yoksa? Bu tür durumlarda genellikle suçlanan taraf proje ekibi olur ancak şunu unutmamak gerekir ki kültür değişimi gerektiren dönüşüm projelerinin başarılı olabilmesi sadece proje ekibine bağlı değildir.
Yalın dönüşümün başarılı olabilmesi için dikkat edilmesi gereken kritik noktalara baktığımızda bunları 3 ana başlık altında toplayabiliriz:
1. Üst Yönetim ve Liderlik Anlayışı
Yalın dönüşümdeki başarının en kritik noktası üst yönetimin bu dönüşüme bakış açısıdır. Türk kültürünün yapısı gereği bu tür değişimlerin tetiklenebilmesi için çalışanlar mutlaka üst yönetimden bir söz duymak, bir yazı okumak ya da bir taahhüt görmek ister. Yarışlardaki işaret fişeği gibidir aslında bu. Bu sözü duyan, bu yazıyı gören çalışan “patron söyledi, o zaman yapalım” yaklaşımı ile değişime karşı geliştireceği direnci otomatik olarak ortadan kaldırır. Üst yönetimin destek vermediği çalışmaların başarıya ulaşma oranı ne yazık ki oldukça düşüktür.Bu noktada liderlik anlayışı da önemlidir. Liderlik anlayışı, yönetim sistemleri standartları içerisinde de yer alan oldukça önemli bir konudur. Liderlikle ilgili sorumluluklar sadece üst yönetime değil, kuruluş içinde görev alan diğer süreç liderlerine de aittir. Burada önemli olan nokta üst yönetimin bu dönüşüme destek verdiğini ve bununla ilgili olarak diğer liderleri de desteklediğini göstermesidir.
Üst yönetimin bu dönüşüm konusunda sabırsız davranmaması gerekir. Kuruluşta başlatılan bu değişimin küçük bir değişim olmadığı ve bunun zaman alacağı konusunda hazırlıklı olunması gerekir.
Üst yönetimin dönüşümün zamanlaması konusunu da doğru belirlenmesi gerekmektedir.
2. Çalışan Katılımı
Yalın dönüşüm çalışmaları ekip bazlı yapılan çalışmalardır. Yapacağınız dönüşümle ilgili çalışmaları kimsenin yavaşlatmasını istemiyorsanız bu çalışmalara katılımda gönüllülüğü esas almanız gerekir. Çalışan katılımını sağlayabilmek için ise çalışanlarınıza ekip çalışmasının önemi başta olmak üzere sürekli iyileştirme felsefesini çok iyi algılatmış olmanız gerekiyor. Yüzeysel olarak verilmiş eğitimler yapacağınız dönüşümün kalıcı olmasını sağlamayacak ve bir süre sonra çalışanlar işin ruhundan uzaklaşarak yapmaya çalıştığınız dönüşümün başarısızlığa uğramasına neden olacaklardır.Yapılan iyileştirmeleri ve yalın dönüşümün faydalarını gören çalışanlar motive olarak bu çalışmalara katılma istekleri artacaktır. Bu da şirkette ekip ruhunun geliştirerek dönüşüme olan inancın artmasını sağlayacaktır.
3. Tek Bir Noktaya Odaklanmamak
Yalın dönüşüm uygulamaları başlangıçta bir pilot bölge uygulaması olarak başlasa da burada asıl amacın kuruluşun tamamında bu dönüşümü sağlamak ve yayılımı artırmak olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır. Depoda 5S ile başladığınız çalışmayı, ofislerinizde dahil olmak üzere tüm kuruluşa yaymanız gerekir. Ya da sürekli iyileştirme çalışmalarını sadece üretimde değil satın alma, satış, planlama, lojistik gibi tüm süreçlerinizde uygulamanız çalışanlarınızın bu dönüşümü benimsemesi açısından önemlidir.
Unutmayın, amacınız tek seferlik çalışmalar yapmak değil, amacınız kuruluşunuz içinde yalın dönüşümün sürekliliğini sağlamak ve bu sayede kalitenizden ödün vermeden maliyetlerinizi düşürmek, müşteri memnuniyeti ile karlılığınızı ise artırmak olmalıdır.