Yönetim Sistemleri Tetkiki ve Örnekleme

Coğrafi olarak farklı yerlerde şubeleri olan veya farklı yerlerde dağınık kayıtları olan bir kuruluşun tetkiki esnasında, mevcut tüm bilgilerin incelenmesi pratik olmadığından kuruluştaki yönetim sistemlerinin işleyişi hakkında fikir edinmek için örnekleme yöntemine başvurulur.

Örnekleme Nedir?

Tetkik ederek hakkında bilgi edinmek istediğimiz kurumun/birimin (popülasyon) bütün her yerinden veri toplamak, gereksiz ve çoğu zaman imkânsızdır. Bu mümkün olduğu zamanlarda bile sarf edilen emek, para ve zaman hem çok fazladır hem de büyük bir israftır. Bu durumda yapılması gereken şey, tetkik edilen kurumun/birimin bir özelliği hakkında kanıt elde etmek ve bunu değerlendirmek için tüm verileri incelemek yerine bazı verileri (örnek/örneklem) inceleyerek tetkik yapmaktır.

Örnekleme Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Örnekleme yaparken yetersiz örnekleme ve yanlış veriler, faydalı sonuçlar sağlamayacağından mevcut verilerin kalitesine önem verilmelidir.

Burada akla gelecek bazı sorular şunlardır:

Seçilen örnekler popülasyonu temsil ediyor mu?
Tetkikçi taraflı davrandı mı?
Tüm popülasyon incelense sonuçlar farklı olur muydu?

Tüm bu sorular, tetkikte yanlış örneklem seçimi ile ilgili riskleri yansıtmaktadır.

Bu riskleri azaltmak için tetkiklerde yargıya dayalı örnekleme veya istatistiksel örnekleme kullanılabilir.

1. Yargıya Dayalı Örnekleme

Yargıya dayalı örnekleme, tetkik takımının yetkinliğine ve deneyimine dayanan örneklemedir. Bu tetkikte, tetkikçilerin önceki tetkik tecrübesinden faydalanmak esastır. Bu örneklemenin dezavantajı, tetkik bulgularında ve ulaşılan sonuçlarda belirsizliğin etkisinin istatiksel olarak tahmin edilememesidir.

2. İstatiksel Örnekleme

İstatiksel örnekleme, olasılık teorisine dayanan bir örnek seçim sürecidir. Her bir örneklem için yalnızca iki sonuç söz konusu olduğunda nitel temelli örnekleme kullanılır. Buna örnek olarak doğru/yanlış, başarılı/başarısız, geçer/kalır gibi ikili karar durumları verilebilir. Örnek çıktıları sürekli bir aralıkta olduğunda ise değişken temelli örnekleme yöntemi kullanılır.

Örnekleme planıyla, incelenen sonuçların nitelik temelli mi yoksa değişken temelli mi olacağı göz önüne alınmalıdır. Örneğin, doldurulmuş formların bir prosedürde açıklanan gerekliliklere uygunluğunu değerlendirmede nitelik temelli bir yaklaşım kullanılabilir. Gıda güvenliği yönetim sistemi olan bir işletmede tetkik planlanırken, gıda güvenliği olaylarının oluşumunu veya güvenlik ihlallerinin sayısını incelemek için değişken temelli örnekleme kullanılırken, gıda güvenliği için doldurulması gereken bir formun ilgili prosedüre uygun olarak doldurulup doldurulmadığı konusunda nitel temelli örnekleme kullanmak daha uygun olacaktır.

Doğru örnekleme tekniği ile güvenilir tetkikler yapabilmeniz dileği ile.

Demet AK